Nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeschickt hast, heißt es erst einmal warten, bis dir das Finanzamt dir deine Steuernummer per Post zuschickt. Bis dahin können bis zu acht Wochen vergehen.
Viele Freiberufliche fragen sich jetzt:
Darf ich schon vor dem Erhalt meiner Steuernummer anfangen zu arbeiten?
Kann ich schon erste Rechnungen verschicken?
Ist es möglich, bereits erste Ausgaben in Zusammenhang mit meiner freiberuflichen Tätigkeit abzusetzen?
Die klare Antwort auf diese Fragen lautet: Ja. Es gibt aber einiges zu beachten.
Rechnungsstellung schon ab Zeitpunkt der Gründung
Da du in dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung dein Gründungsdatum angibst bzw. es ja allgemein ein Gründungsdatum gibt, können ab diesem Moment auch Betriebseinnahmen und -ausgaben stattfinden.
Das bedeutet, du kannst natürlich schon anfangen, zu arbeiten und Leistungen für deine Kunden erbringen. Du kannst dann auch schon deine ersten Rechnungen stellen – auch wenn es sich dabei nur um vorläufige Rechnungen handelt. Gib auf dieser vorläufigen Rechnung unter der Rubrik Steuernummer erst einmal “N/A” oder “wird noch vergeben” an. Sobald du deine Steuernummer im Briefkasten hast, reichst du umgehend eine vollständige, berichtigte Rechnung mit Steuernummer nach. Das ist zwingend erforderlich, da eine Rechnung ohne Steuernummer nicht gültig ist.
Aber Achtung: Wer Leistungen an unternehmerische Kunden im europäischen Ausland erbringt, sollte dies nicht vor Erhalt seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz Ust-ID) tun. Da zwischen Unternehmen innerhalb der EU bei Leistungen die Reverse-Charge-Regelung gilt, ist es hier besonders wichtig, diese den Unternehmen mitzuteilen. Wenn du weißt, dass du Geschäfte mit Kunden innerhalb der EU führen wirst, beantragst du deine USt-ID am besten direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Lies mehr zur Rechnungsstellung und nutze Sorted, um einfach und schnell Rechnungen zu erstellen.
Wenn deine Rechnung im ersten Schritt alle notwendigen Angaben enthält, kannst du sie nach Erhalt deiner Steuernummer berichtigen. Dies geschieht, indem du eine neue Rechnung mit den gleichen Inhalten deiner Ursprungsrechnung erstellst und um deine Steuernummer ergänzt.
Wichtig: Füge deiner neuen Rechnung folgende Anmerkung zu: "Diese Rechnung ersetzt die Rechnung mit der Rechnungsnummer (Nummer der Ursprungsrechnung) vom (Datum der Ursprungsrechnung).
Falls du nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst und von Anfang an Umsatzsteuer ausweist, sollte die Rechnung außerdem den folgenden Satz enthalten: Es wird darauf hingewiesen, dass ausschließlich diese Rechnungsausfertigung zum Zwecke des Vorsteuerabzugs verwendet werden darf.
Die neue Rechnung schickst du dann schnellstmöglich an deinen Kunden, die alte muss er dir dann nicht zurück geben.
Wahlweise kannst du auch einfach ein Berichtigungsdokument erstellen, dass die folgenden Angaben enthält:
deinen Name und deine Adresse
die Angaben, die auf der Originalrechnung gefehlt haben (in diesem Fall deine Steuernummer)
die Rechnungsnummer der Originalrechnung
das Datum der Originalrechnung
Darüber hinaus kannst du natürlich auch schon erste Ausgaben für deine freiberufliche Tätigkeit direkt von der Steuer absetzen. An was solltest du da denken? Am Anfang deiner Selbstständigkeit steht wahrscheinlich zunächst einmal Arbeitsequipment wie Computer, Geräte und Software auf deiner Liste. Außerdem fallen vielleicht schon Ausgaben fürs Büro an oder Kosten für Kommunikationstools wie Handy oder Internet an. Lies mehr hier über deine möglichen Ausgaben und lade sie über Sorted hoch.
Die Steuerleitfäden von Sorted geben Selbstständigen nur erste Hinweise in Steuerfragen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzen keinen Steuerberater. Wende dich bitte an einen Steuerberater, um eine genaue Auskunft zu deinem speziellen Fall zu erhalten. Du kannst jederzeit einen Steuerberater über die Sorted-Plattform anfragen.