Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Quittungen

Als selbständiger Geschäftsinhaber wirst du von Zeit zu Zeit durch das Finanzamt überprüft. Eine gute Organisation ist bei einer Steuerprüfung der Schlüssel zum Erfolg und vermeidet unangenehme Überraschungen.

Welche Unterlagen muss ich bei einer Steuerprüfung vorlegen?

Das Finanzamt wird deine Steuererklärungen prüfen und entsprechende Nachweise für deine Einnahmen und Ausgaben verlangen.

Die Aufbewahrung deiner Rechnungen und Quittungen hilft dir zu beweisen, dass du deine Einnahmen und Ausgaben korrekt deklariert hast.

Zusätzlich zu den Rechnungen und Quittungen solltest du auch alle Belege aufbewahren, die beweisen, dass alle deine Einnahmen oder Ausgaben sich auf deine Arbeit bezogen haben. Wenn du zum Beispiel auf Geschäftsreise gehst, empfiehlt es sich, Terminabsprachen mit Kunden, Reisepläne und Ähnliches zu archivieren, sodass du sie leicht wiederfinden und dem Finanzamt vorlegen kannst.

Muss ich meinen Steuermeldungen die entsprechenden Rechnungen beilegen?

Wenn du deine Steuermeldungen an das Finanzamt schickst, brauchst du deine Rechnungen nicht beizufügen. Jede Meldung ist eine zusammenfassende Übersicht über eine bestimmte Art von Steuern, die du zahlen musst. Wenn das Finanzamt in deinen Steuermeldungen etwas Ungewöhnliches feststellt, kann es dich auffordern, die entsprechenden Unterlagen zur Erklärung zu schicken.

Muss ich die Originalrechnungen und -quittungen aufbewahren?

Das Finanzamt führt möglicherweise eine Steuerprüfung durch, die bis zu zehn Jahre Unternehmensgeschichte zurückgeht. Daher musst du deine Originaldokumente gegebenenfalls bis zu zehn Jahre aufbewahren.

Steuerprüfer werden wahrscheinlich nach den Originaldokumenten fragen. Du solltest alle Papierdokumente in ihrer ursprünglichen physischen Form und alle digitalen Dokumente in ihrer ursprünglichen elektronischen Form aufbewahren.

Es ist eine gute Praxis, alle deine Dokumente in einem Dokumentenarchiv, physisch oder digital, zusammenzufassen, aber du solltest die Originaldokumente für zukünftige Steuerprüfungen aufbewahren.

Was soll ich tun, wenn ich meine Rechnung verloren habe?

Es gibt Zeiten, in denen es einfach nicht möglich ist, eine rechtlich konforme Rechnung zu erhalten. Zum Beispiel, wenn eine Spesenrechnung verloren gegangen ist und es keine Möglichkeit gibt, mit dem Lieferanten in Kontakt zu treten.

In solchen Fällen kannst du die Ausgaben dennoch dokumentieren, indem du einen Eigenbeleg erstellst. Das ist eine Quittung, die du dir selbst ausstellst. Diese Quittung ist ein gültiger Nachweis, um deine Ausgaben bei der Berechnung deines Gewinns für die Einkommensteuer abzuziehen, aber sie ist nicht als Nachweis für den Umsatzsteuerabzug gültig.

Du solltest versuchen, die Anzahl selbst erstellter Quittungen so gering wie möglich zu halten und vermeiden, sie für Ausgaben mit hohen Beträgen zu verwenden. Verwendest du zu häufig Eigenbelege statt richtiger Quittungen, wird der Betriebsprüfer den Verdacht haben, dass die Buchhaltung schlecht geführt wurde.

Welche Angaben sollten auf dem Eigenbeleg stehen?

Ein korrekt erstellter Eigenbeleg muss die folgenden Informationen enthalten:

• vollständiger Name und Adresse des Lieferanten

• Art der Ausgaben, zum Beispiel: „Zugfahrkarte XY"

• Datum der Ausgabe

• Kosten (Gesamtpreis, ggf. Stückpreis)

• Nachweis des Preises (anhand eines Bankkontoauszugs oder der Preisliste des Anbieters)

• Grund für das Nichtvorhandensein der Originalquittung (z. B. Verlust, Diebstahl oder „unquittiertes Trinkgeld")

• Ausgabedatum und deine Unterschrift

Die Steuerleitfäden von Sorted geben Selbstständigen nur erste Hinweise in Steuerfragen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzen keinen Steuerberater. Wende dich bitte an einen Steuerberater, um eine genaue Auskunft zu deinem speziellen Fall zu erhalten. Du kannst jederzeit einen Steuerberater über die Sorted-Plattform anfragen.