Als Selbständiger ist es wichtig zu überprüfen, ob die Rechnungen und Quittungen, die du für deine arbeitsbezogenen Ausgaben erhalten hast, steuerrechtlich konform sind.
Das Finanzamt kann bei einer Steuerprüfung nach deinen Originalrechnungen und -quittungen verlangen. Dabei werden vor allem die Rechnungen mit dem höchsten Betrag überprüft, um sicherzustellen, dass sie alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten.
Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?
Erforderliche Angaben auf jeder Rechnung
Überprüfe, ob jede Rechnung die folgenden Angaben enthält:
vollständiger Name und Adresse des Lieferanten
Ausstellungsdatum der Rechnung
Menge und Art der Dienstleistung oder der gelieferten Gegenstände
Gesamtbetrag (inkl. Steuerbetrag) für die Dienstleistung oder die gelieferten Gegenstände
Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung
Zusätzliche Angaben auf Rechnungen über 250 Euro
Achte darauf, dass die folgenden Angaben zusätzlich auf Rechnungen mit größeren Beträgen über 250 Euro enthalten sind:
dein vollständiger Name und deine Adresse
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Lieferanten
Datum der Dienstleistung oder Warenlieferung
der Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz
Rechnungsstellung: typische Fehler vermeiden
Achte darauf, dass dein vollständiger Name auf der Rechnung deutlich angegeben ist. Eventuell hast du dir für dein Unternehmen einen einzigartigen Namen ausgedacht, zum Beispiel „Studio delight". Das ist zwar toll, um eine starke Marke aufzubauen, aber es ist rechtlich nicht konform, nur diesen Namen als Firmennamen auf Rechnungen zu verwenden.
Was soll ich tun, wenn die Rechnung nicht steuerrechtlich konform ist?
Wende dich an den Lieferanten und verlange in jedem Fall eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben. Wenn du das unverzüglich nach dem Kauf machst, erhältst du in der Regel eine korrigierte Rechnung.
Es ist beispielsweise üblich, dass man von größeren Händler wie etwa Ikea eine Quittung ohne deinen vollständigen Name bekommt. Bitte an der Kasse ausdrücklich um eine erweiterte Rechnung für geschäftliche Zwecke; dann wird dir diese ausgehändigt.
Es kommt vor, dass es nicht mehr möglich ist, den Rechnungssteller zu kontaktieren, und ihn um eine Korrektur der Rechnung zu bitten.
In diesen Fällen solltest du zusätzlich zur Originalrechnung eine selbst erstellte Quittung (Eigenbeleg) beilegen. In diesem Steuerleitfaden wird erklärt, was zu tun ist, wenn eine Rechnung mal verloren geht. Dort findest du auch Anweisungen dazu, wie du einen Eigenbeleg erstellen kannst.
Die Steuerleitfäden von Sorted geben Selbstständigen nur erste Hinweise in Steuerfragen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzen keinen Steuerberater. Wende dich bitte an einen Steuerberater, um eine genaue Auskunft zu deinem speziellen Fall zu erhalten. Du kannst jederzeit einen Steuerberater über die Sorted-Plattform anfragen.