Als Selbstständiger bist du sicher bereits auf den Begriff Umsatzsteuererklärung beziehungsweise Umsatzsteuerjahreserklärung gestoßen. In diesem Artikel erklären wir dir, warum Selbstständige und Freiberufler die jährliche Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt übermitteln müssen und welche Ausnahmen es gibt.

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf seine Dienstleistungen oder Produkte zu berechnen. Bestimmte Berufsgruppen sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit, wie zum Beispiel Ärzte. Auch die Kleinunternehmerregelung gewährt eine Ausnahme. Ansonsten gilt: Wann immer du Waren oder Dienstleistungen vertreibst, musst du in der Regel eine Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent oder sieben Prozent auf deine Verkäufe ausweisen.

Im Laufe des Jahres teilst du dem Finanzamt durch die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung mit, wie viel Umsatzsteuer du von deinen Kunden eingenommen, und wie viel Umsatzsteuer du an deine Lieferanten gezahlt hast. In Steuerfachsprache heißt die die gezahlte Umsatzsteuer „Vorsteuer”.

Die jährliche Umsatzsteuererklärung hilft dir schlussendlich dabei, die monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen einmal zusammenzufassen. Oder aber sie ist deine einzige Meldung ans Finanzamt, wenn du während des Jahres gar keine Vorauszahlungen geleistet hast.

Wenn deine Buchführung während des Jahres vollständig war und du keine Rechnungen nachträglich erhalten hast, wird deine jährliche Umsatzsteuererklärung ausgeglichen sein und einen Betrag von 0 Euro aufweisen. Doch in der Hektik des Alltags kann eine Rechnung schnell mal verloren gehen. In diesem Fall hast du in der jährlichen Umsatzsteuererklärung die Möglichkeit, relevante Dokumente nachträglich einzureichen.

Ist die von dir eingenommene Umsatzsteuer höher als die von dir gezahlte Vorsteuer an deine Lieferanten, werden deine Steuerausgaben von den Steuereinnahmen abgezogen und die Differenz geht an das Finanzamt. Umgekehrt bekommst du eine Rückzahlung vom Finanzamt, wenn die eingenommene Umsatzsteuer geringer ist als die von dir gezahlte Vorsteuer. Mit dieser Rechnung wird vermieden, dass unnötig Geld zwischen dir und dem Finanzamt hin und her überwiesen wird.

Wenn du während des Jahres gar keine Umsatzsteuer angemeldet hast, bleibt die Rechnung gleich. Bei mehr Steuereinnahmen als -ausgaben musst du die Differenz an das Finanzamt zahlen. Ist es umgekehrt, bekommst du eine Rückzahlung.

Jedes Unternehmen muss einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung einreichen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob im Laufe des Jahres Umsatzsteuervoranmeldungen eingereicht wurden oder nicht.

Die Fälligkeit der Umsatzsteuerjahreserklärung definiert sich gemäß § 149 Abs. 2 AO. Selbständige müssen bis spätestens zum 31. Juli des folgendes Jahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Konsultierst du dafür einen Steuerberater, verlängert sich die Fälligkeit der Umsatzsteuererklärung bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Die Kleinunternehmerregelung befreit dich zunächst einmal von der Umsatzsteuerpflicht. Du musst also keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung sind Kleinunternehmer aber grundsätzlich dennoch verpflichtet. Sie dürfen jedoch von einer Sonderregelung Gebrauch machen. Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, darfst du auch lediglich das Jahreseinkommen angeben, ohne eine Zahlung an das Finanzamt leisten zu müssen (oder eine Rückzahlung zu erhalten). Die jährliche Umsatzsteuererklärung dient außerdem als Kontrollmechanismus für das Finanzamt, um zu erfahren, ob die Kleinunternehmerregelung nach Ablauf des Geschäftsjahres noch greift.

Denke daran, dass es nicht nur verpflichtend, sondern auch mehr als empfehlenswert ist, deine Buchhaltung so akkurat wie möglich zu führen, da erhebliche Unterschiede zu den bereits deklarierten Umsatzsteuerzahlungen oder Rückerstattungen Fragen beim Finanzamt aufwerfen können. Wenn es aber dazu kommt, ist es wichtig, dem Finanzamt zu erklären, woher die Differenzen stammen.

Die Steuerleitfäden von Sorted geben Selbstständigen nur erste Hinweise in Steuerfragen und erheben keinen Anspruch darauf, richtig oder vollständig zu sein. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzen keinen Steuerberater. Wende dich bitte an einen Steuerberater, um eine genaue Auskunft zu deinem speziellen Fall zu erhalten. Du kannst jederzeit einen Steuerberater über die Sorted-Plattform anfragen.